合同纸质/电子档案归档、保管、借阅的风险提示

提示：本期所指合同档案管理风险，是指在合同履行完毕或终止后，对合同纸质及电子档案进行归档、保管、借阅、销毁等后续管理环节中存在的各类不规范情形。上述行为可能导致合同档案的真实性、完整性与安全性受损，面临审计问责、法律追责及信息泄露风险。

一、核心风险提示

风险1：归档环节——归档不及时、资料不完整

合同签署或履行完毕后，若承办部门未及时在规定时限内将合同及相关资料整理归档，可能导致合同档案缺失，后续审计、纠纷处理时无档可查。

风险2：保管环节——保管条件不达标、台账管理缺失

未建立合同登记台账或台账要素不全，无法反映合同管理的总体情况；未按内部控制制度要求对合同相关资料保管规定时限；电子档案的存储格式应符合国家标准规定的开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换等要求；未对电子档案进行定期备份或备份数据不可用将导致合同档案损毁或数据丢失的风险。

风险3：借阅环节——审批不严、登记不全、存在泄密风险

合同档案借阅未建立严格的审批和登记制度，借阅事由不明确、审批手续不完备；借阅后未按期归还或归还时档案受损；对涉及商业秘密、患者信息等敏感内容的合同档案，未采取额外的保密措施等问题将导致合同档案信息泄露，损害医院合法权益和患者隐私。

二、关键管控措施

1. 规范归档流程，确保档案完整归档

明确合同归档时限，合同履行完毕后承办部门应在规定期限内将合同正本及全部相关资料移交合同管理部门。实行合同统一归口管理，建立合同管理台账，详细记载合同的订立、履行和变更情况。电子档案与纸质档案同时存在时，应保证两者内容信息一致。

2. 改善保管条件，建立台账与备份机制

配备符合标准的档案保管设施设备，落实防火、防潮、防虫、防盗等防护措施。建立合同登记台账，对合同进行统一编号、分类和存档。电子档案应配备满足电子档案长期保存需要的条件，建立定期备份机制，确保电子档案真实、完整、可用、安全。

3. 严格借阅审批，防范信息泄露风险

建立合同档案借阅审批和登记制度，借阅须明确事由、经相关负责人批准并办理登记手续。借阅人应按期归还，归还时档案管理人员应检查档案是否完整无损。电子档案的离线存储介质不得外借，利用时应使用拷贝件。涉及商业秘密、患者信息等敏感内容的合同档案，应设置额外的保密措施和访问权限。

三、相关政策依据

《中华人民共和国档案法》、《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）、《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）、《卫生健康行业内部审计基本指引（试行）》等法律法规及政策性文件。

四、典型案例分析

案例描述：某市公立医院在外部审计中被发现合同档案管理存在严重问题：一是合同归档严重滞后，近三年签订的237份经济合同中，有84份未在规定期限内归档，部分合同签订已超过两年仍保存在经办人员个人手中；二是合同台账管理缺失，未建立统一的合同登记台账，合同分散在财务、后勤、设备、信息等7个部门分别保管，无统一编号和目录。

因缺乏统一的归档管理，该院多次在与供应商的纠纷处理中无法及时提供有效合同依据——如某医疗设备采购合同履行中发生质保维修争议，因合同原件滞留于经办人处且该人员已离职，无法核实具体条款约定，导致纠纷处理陷入被动。

另有供应商持几年前的“补充协议”要求支付“历史遗留”的额外款项，因该“补充协议”未进行归档，原经办人也已离职，故在没有与归档原件核验的情况下即办理了款项支付。后在外部审计发现，供应商提供的“补充协议”系伪造，金额与实际不符。

案例分析：该案例暴露了合同档案管理责任不清、台账缺失、分散管理的漏洞。归档无责任约束、无时限要求，合同长期滞留个人手中；未实行统一归口管理和台账登记，无法掌握合同总体情况。该案例警示，合同档案管理的归档、保管等环节失控，可能导致被“假合同”套取资金的风险隐患及法律纠纷等严重后果。